Yapı İşletmesi

İnşaat Yapım Proje Yönetimi

Proje Yapım Prosesi

Organizasyon

Hedef ve amaçlar belirlenmeden bir organizasyonu yapılandırmak ve onu güven ile otorite çerçevesinde yönetmek zordur. Bu hedefler, şirketlerin, grupların veya bireylerin gelecekte ulaşmak istedikleri durumu tanımlar. Büyük ve karmaşık organizasyonlarda her yönetim kademesi farklı düzeyde hedefler belirler. En üst kademede stratejik hedefler, organizasyonun çevresiyle etkileşimini belirler. Bir alt düzeyde, bu stratejik hedefleri destekleyen koordinasyon hedefleri yer alır. En alt kademede ise kısa vadeli ve ayrıntılı operasyonel hedefler bulunur. Organizasyonlar, yöneticilerin kararlarını yönlendiren bir iskelete yani resmi bir yapıya sahiptir. Bu yapı, kurumlar arasındaki ilişkileri ve görevlerin nasıl koordine edildiğini gösterir. Otorite ilişkileri de bu yapının parçalarını birbirine bağlar. Sonuç olarak organizasyon yapısı, belirlenen hedeflere ulaşmak için planlanır.

Planlama; seyahatimizin yol haritasını sağlamak için yapılır.

Organize etmek; seçilen hedefe ulaşabilme aracıdır.

Planlar; niyet/istek, yön ve kaynak beyanlarıdır.

Niyet ve istekleri hayata geçirmek için amaçlı bir aktiviteye, aksiyona ihtiyaç vardır ve işte burada yönetim organizasyonu devreye girmektedir.

Organize etmek her şeyden önce aktivite ile ilgilidir. Aşağıda belirtilen hususlar için bir prosestir:

1. Aktivitelerin belirlenmesi, gruplandırılması ve yapılandırılması
2. Aktivitelerin gruplandırılması ve yapılandırılmasından ortaya çıkan rollerin dağıtılması, verilmesi
3. İletişim, karar verme ve sorun çözümü dâhil olmak üzere işin detaylı olarak kural ve sistemlerinin tayini

Organizasyon şemaları bir organizasyonun biçimsel yapısını belirten diyagramlardır. Organizasyon şemalarının belirgin iki özelliği dikey (düşey) ve yatay uzmanlaşmayı göstermesidir. Düşey uzmanlaşma otorite’ nin hiyerarşik yapısını belirtir. Yatay uzmanlaşma ise hiyerarşik seviye içerisinde fonksiyonların ayırımıdır.

Organizasyon Sistemlerinin Tasarımı

Yöneticiler, hedef ve amaçlarına en iyi şekilde ulaşmak için organizasyon yapılarını tasarlamak zorundadır. Ayrıca bu yapılar, yeni koşullara ve ihtiyaçlara kolayca uyum sağlayacak esnekliğe sahip olmalıdır.

Burns ve Stalker (1966), organizasyonların yapısını kullandıkları teknoloji ve çevresel koşullara bağlı olarak mekanik ya da organik olarak sınıflandırır.

Mekanik organizasyonlarda güçlü bir düşey uzmanlık ve kontrol mevcuttur. Merkezi bir kontrol hiyerarşisi mevcuttur. (hem karar ve hem de kontrol mekanizması için ). Fonksiyonel bölümleşme modelinde olduğu gibi iş bölümü iyi tanımlanmıştır.

Organik organizasyonlar mekaniklerin zıddına otoritenin merkeziyetçilikten uzak, yatay uzmanlık, oldukça az prosedür (izlek) ve kuralların olduğu ve koordinasyon ile kontrol mekanizmaları formel olmayan özelliklere sahiptir.

Organizasyonlar, çevre ile büyük ilişkileri olan açık sistemler şeklinde şekillendirilmeleri gerekmektedir. Yöneticiler, yapıları değişen çevre koşullarına ve gelişmelere uyum sağlayabilecek esneklikte tasarlar.

Çevre ne kadar çok belirsiz ve değişkense organizasyon yapısı da o kadar çok karmaşık olur. Yöneticiler, aşağıdaki üç belirleyici faktörü, organizasyon yapılarının şekillendirilmesinde kendilerine rehber olarak kullanırlar:

1. Çevresel interaksiyonlar
2. Organizasyonun kullandığı teknoloji
3. Psikolojik etkiler

Çevresel etkileşimler, organizasyonun girdiler ve çıktılar aracılığıyla çevresiyle nasıl ilişki ve iletişim kurduğunu açıklar.

Resim 1- Transformasyon Prosesi

Teknoloji kullanımı, organizasyonun içyapısı üzerinde etkilidir. Bölüm, girdileri çıktıya dönüştürürken teknolojiyi temel araç olarak kullanır ve sürecin tüm sorumluluğunu taşır. Uzmanlar, teknoloji kullanımını iki başlık altında inceler: üretimde kullanılan teknoloji ve yönetimde kullanılan teknoloji.

Üçüncü belirleyici psikolojik sistemdir. Davranış bilimciler, organizasyondaki insan etkileşimlerini ve bireylerin tutumlarını inceler.

Yönetim bilimcileri, ekonomistler ve mühendisler, organizasyonun hedeflerine maksimum verimlilikle ulaşmasını inceler.

Bir yönetici, gerektiğinde uzman yardımı ile yukarıda belirtilen belirleyenleri dikkate alarak organizasyon yapısının temel öğeleri hususunda karar verebilecektir. Daha önce bahsedilen yatay uzmanlaşmada iş ve görevler dağılımı yatay olarak yapılmaktadır.

Yatay uzmanlaşma 3 şekilde oluşmaktadır:

Fonksiyonel bölümleşme:

Tipik bir organizasyon şeması aşağıdaki gibidir ve bu çok kullanılan bir şemadır.

Resim 2- Fonksiyonel Organizasyon Yapısı

Avantajları:

• Birbirine benzer personel beraber gruplandırılmıştır; böylece birbirlerine bilgi aktarımı ve iş eğitimi kolaylaşmış olur.(efektif hale gelir.)
• Organizasyon yapısı çalışanlarca rahatlıkla anlaşılmakta ve görev dağılımlarının tanımı uzmanlaşma nedeniyle daha kolay olur.

İş Bölümlerine Ayrılmış Organizasyon Yapısı:

Ürün, coğrafik yerleşim, müşteri ve/veya servisten dolayı meydana çıkan oluşumdur.

Resim 3- Bölümsel Organizasyon Yapısı

Esas avantajı: her bölüm ayrı bir kâr merkezi ve iş kolu olarak görüldüğü için birbiri ile yarış içine sokulması sağlanır.

Matris Organizasyon Yapısı:

Yönetim, teknik gelişime ve üretim süreçlerine eşit önem vererek klasik organizasyonlardan ayrılır. Çalışanlar, bu yapıda hem fonksiyonel müdüre hem de proje müdürüne doğrudan rapor verir. Bu çift otorite sistemi, yapıyı farklılaştırır ve esnek hale getirir. Yöneticiler, bu organizasyon yapısını genellikle geçici projeler için oluşturur. Her grup, fonksiyonel müdürün yönlendirmesine uyar ve aynı zamanda proje müdürünün taleplerine karşı sorumluluk taşır. Proje müdürü, fonksiyonel gruplardan bireyleri seçerek proje ekibini kurar. Ardından, bu ekibi yöneterek proje hedeflerine ulaşılmasını sağlar. Böylece yönetim, fonksiyonel uzmanlık ile proje odaklı yaklaşımı bir araya getirir ve yüksek düzeyde koordinasyon elde eder.

Resim 4- Matris Organizasyon Yapısı

Bu tür bir organizasyon yapısı;

1. Bu yapı, hem fonksiyonel hem de bölümsel organizasyon yapılarının gücünü bir araya getirerek daha esnek ve etkili bir sistem oluşturur.
2. Ekipler, karmaşık projeleri başarıyla tamamlamak amacıyla ticari becerileri teknik gereksinimlerle entegre eder.
3. İki şef sistemi, zor bir yapıdır.
4. Hiyerarşik otorite ve sorumluluk iyi tanımlanmamıştır.
5. Organizasyon prensipleri, organizasyon bireylerince kabul edilmesi ve anlaşılması zordur.

Kaynak:

AKBIYIKLI, R. (2017), “İnşaat Yönetimi – Metraj ve Maliyet Hesapları”, Genişletilmiş 3. Baskı, 803 sayfa, Birsen Yayınevi, İstanbul.