Yapı İşletmesi

İnşaat Yapım Proje Yönetimi

Proje Yapım Prosesi

Organizasyon

Hedef ve amaçları belirlenmeden herhangi bir organizasyonun yapılandırılması ve güven ve otorite ile yönetilmesi zordur. Hedef ve amaçları; bir şirketin, bir grubun veya bir bireyin gelecekte elde etmesini istediği beyanlarıdır. Örnek: “hedefimiz, amacımız güzel ve sağlam binalar inşa etmektir”. Büyük ve karmaşık organizasyonlarda, çeşitli yönetim kademeleri için değişik hedeflerin elde edilmesi söz konusudur. Hiyerarşinin en üst kademesinde stratejik hedefler konularak, organizasyonun çevresi ile etkileşimi kapsaması sağlanmakta ve bu yolla gelecekte bunlara ulaşması istenmektedir. Bir alt kademede, koordinasyon hedefleri konulmaktadır. Bu hedefler, stratejik hedeflerin operasyonel olarak elde edilebilmesini mümkün kılacak bir şekilde ifade edilmiş şeklidir. En alt kademede hedefler operasyoneldir. Esas işin yapıldığı kademedir. Operasyonel hedefler genel olarak kısa vadeli olarak detaylandırılırlar. Üretimde normal hallerde özellikli çıktılar istenir. Organizasyonlar, yöneticilerin aksiyonlarına temel teşkil edecek bir iskelete veya resmi örgütsel yapı’ ya sahiptirler. Bu yapı, organizasyonun değişik kurumlarını ve bu kısımlarını birbirleri ile nasıl ilişkiler içinde olduğunu gösterir. Yapıdaki görevlerin bir tarifini ve bu görev pozisyonlarının nasıl koordine edildiğini verir. Otoritenin hiyerarşik ilişkileri, yapının gerekli parçalarını birbirine bağlayarak gösterilmiştir. Organizasyon yapısı, organizasyon hedeflerini yerine getirmek için planlanmıştır.

Planlama; seyahatimizin yol haritasını sağlamak için yapılır.

Organize etmek; seçilen hedefe ulaşabilme aracıdır.

Planlar; niyet/istek, yön ve kaynak beyanlarıdır.

Niyet ve istekleri hayata geçirmek için amaçlı bir aktiviteye, aksiyona ihtiyaç vardır ve işte burada yönetim organizasyonu devreye girmektedir.

Organize etmek her şeyden önce aktivite ile ilgilidir. Aşağıda belirtilen hususlar için bir prosestir:

1. Aktivitelerin belirlenmesi, gruplandırılması ve yapılandırılması
2. Aktivitelerin gruplandırılması ve yapılandırılmasından ortaya çıkan rollerin dağıtılması, verilmesi
3. İletişim, karar verme ve sorun çözümü dâhil olmak üzere işin detaylı olarak kural ve sistemlerinin tayini

Organizasyon şemaları bir organizasyonun biçimsel yapısını belirten diyagramlardır. Organizasyon şemalarının belirgin iki özelliği dikey (düşey) ve yatay uzmanlaşmayı göstermesidir. Düşey uzmanlaşma otorite’ nin hiyerarşik yapısını belirtir. Yatay uzmanlaşma ise hiyerarşik seviye içerisinde fonksiyonların ayırımıdır.

Organizasyon Sistemlerinin Tasarımı

Yöneticiler, hedef ve amaçlarına en iyi şekilde ulaşabilmek için organizasyonu yapıları tasarımlamak mecburiyetindedir. Bu organizasyon tasarımları, kendilerini yeni şart ve isteklere karşı adapte edebilecek esneklikte olmalıdır.

Burns ve Stalker’e (1966) göre organizasyonlar, organizasyonunun kullandığı teknoloji ve içinde bulundukları çevreye bağlı olarak mekanik ve organik organizasyonlar diye ikiye ayrılabilir.

Mekanik organizasyonlarda güçlü bir düşey uzmanlık ve kontrol mevcuttur. Merkezi bir kontrol hiyerarşisi mevcuttur. (hem karar ve hem de kontrol mekanizması için ). Fonksiyonel bölümleşme modelinde olduğu gibi iş bölümü iyi tanımlanmıştır.

Organik organizasyonlar mekaniklerin zıddına otoritenin merkeziyetçilikten uzak, yatay uzmanlık, oldukça az prosedür (izlek) ve kuralların olduğu ve koordinasyon ile kontrol mekanizmaları formel olmayan özelliklere sahiptir.

Organizasyonlar, çevre ile büyük ilişkileri olan açık sistemler şeklinde şekillendirilmeleri gerekmektedir. Onlar, çevrenin değişen taleplerine ve geçen zamanla değişim ve gelişime ayak uydurabilecek bir şekilde tasarımlanmalıdırlar.

Çevre ne kadar çok belirsiz ve değişkense organizasyon yapısı da o kadar çok karmaşık olur. Yöneticiler, aşağıdaki üç belirleyici faktörü, organizasyon yapılarının şekillendirilmesinde kendilerine rehber olarak kullanırlar:

1. Çevresel interaksiyonlar
2. Organizasyonun kullandığı teknoloji
3. Psikolojik etkiler

 Çevresel interaksiyonlar, organizasyonun girdi ve çıktı vasıtası ile çevreyle olan ilişki ve komünikasyonunun (iletişiminin) nasıl olacağıyla ilgilenir.            

Resim 1- Transformasyon Prosesi

Teknoloji kullanımı, organizasyonun içyapısı üzerinde etkilidir. Özellikle direk olarak her türlü girdinin, tamamlanmış ürün yani çıktı olarak transformasyonundan (dönüşümünden) sorumlu bölümü için teknoloji çok önem arz etmektedir. Teknoloji kullanımı hem üretimde ve hem de yönetimde kullanılan teknoloji olarak iki grupta incelenir.

Üçüncü belirleyici psikolojik sistemdir. Davranış bilimciler açısından organizasyon içerisinde insan davranışları ve insan faktörleri ile ilgilenir.

Yönetim bilimcileri, ekonomistler, mühendisler açısından organizasyonun maksimum verimlilikle hedeflerini tutturması hususu irdelenir.

Bir yönetici, gerektiğinde uzman yardımı ile yukarıda belirtilen belirleyenleri dikkate alarak organizasyon yapısının temel öğeleri hususunda karar verebilecektir. Daha önce bahsedilen yatay uzmanlaşmada iş ve görevler dağılımı yatay olarak yapılmaktadır.

Yatay uzmanlaşma 3 şekilde oluşmaktadır:

Fonksiyonel bölümleşme:  Tipik bir organizasyon şeması aşağıdaki gibidir ve bu çok kullanılan bir şemadır.

Resim 2- Fonksiyonel Organizasyon Yapısı

Avantajları:

• Birbirine benzer personel beraber gruplandırılmıştır; böylece birbirlerine bilgi aktarımı ve iş eğitimi kolaylaşmış olur.(efektif hale gelir.)
• Organizasyon yapısı çalışanlarca rahatlıkla anlaşılmakta ve görev dağılımlarının tanımı uzmanlaşma nedeniyle daha kolay olur.

İş Bölümlerine Ayrılmış Organizasyon Yapısı: Ürün, coğrafik yerleşim, müşteri ve/veya servisten dolayı meydana çıkan oluşumdur.

Resim 3- Bölümsel Organizasyon Yapısı

Esas avantajı: her bölüm ayrı bir kâr merkezi ve iş kolu olarak görüldüğü için birbiri ile yarış içine sokulması sağlanır.

Matris Organizasyon Yapısı: Hem teknik ve hem de üretim geliştirmesine eşit önem vermeye çalışmaktadır ve bu nedenden ötürü de klasik organizasyonlardan ayrılır. Bu da iki üste (otoriteye) rapor etmekle elde edilir. Bu tür organizasyon oluşumları geçici niteliktedir. Organizasyon içerisindeki her grup hem fonksiyonel müdüre ve hem de proje müdürüne rapor etmektedir. Proje müdürü, proje hedeflerini, fonksiyonel gruplardaki bireylerden oluşan proje takımı kurarak tutturmakla sorumludur.

Resim 4- Matris Organizasyon Yapısı

Bu tür bir organizasyon yapısı;

1. Hem fonksiyonel ve hem de bölümsel organizasyon yapısının gücünü birleştirir.
2. Ayrıca çok karışık bir projenin gerçekleştirilmesi için ticari organizasyonun iş becerileri teknik taleplerle birleştirilir.
3. İki şef sistemi, zor bir yapıdır.
4. Hiyerarşik otorite ve sorumluluk iyi tanımlanmamıştır.
5. Organizasyon prensipleri, organizasyon bireylerince kabul edilmesi ve anlaşılması zordur.